Privacy statement Duikvereniging Flash-Gorgone

De Nederlands Duikvereniging Flash-Gorgone gericht op Duikopleidingen,

verwerkt persoonsgegevens van kandidaten die gecertificeerd willen worden en instructeurs die daarbij ondersteunen. Wij verwerken deze persoonsgegevens op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) vereist. Dit betekent ook dat wij u met dit privacy statement op een volledige en duidelijke wijze willen informeren.

Mocht u echter nog meer vragen hierover hebben dan kunt u vanzelfsprekend contact met ons opnemen (zie hiervoor paragraaf 7).

1.Welke persoonsgegevens wij verzamelen

Van kandidaten kunnen wij de volgende gegevens verwerken: naam, contactgegevens, geboortedatum, geboorteplaats, resultaten, uitslagen, taal, gebruiksgegevens E-learning (toegangsgegevens en voortgang),

diploma/certificaat, gegevens werkgever (naam, adres, BTW-nummer en KvK-nummer), contractgegevens en betalingsgegevens.

Van instructeurs kunnen wij de volgende gegevens verwerken: naam, adres, contactgegevens, instructiebevoegdheden, bedrijfsgegevens (naam, adres, BTWnummer en KvK-nummer van zelfstandige dan wel werkgever), contractgegevens en betalingsgegevens.

2.Waarom wij persoonsgegevens verwerken en de rechtsgrond

Flash-Gorgone verwerkt persoonsgegevens van kandidaten en instructeurs voor zover noodzakelijk voor de levering van haar diensten, te weten de uitgifte en het beheer van certificaten, de afname van examens en het aanbieden van online opleidingen en opleidingsmateriaal. Daarnaast verwerkt Flash-Gorgone persoonsgegevens van kandidaten en instructeurs voor het contracteren en factureren met betrekking tot haar dienstverlening.

Flash-Gorgone bepaalt het doel van en de middelen voor deze verwerkingen van persoonsgegevens en is daarom verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 van de AVG. Voor deze verwerkingen doet Flash-Gorgone een beroep op haar gerechtvaardigd belang om haar diensten te kunnen leveren en af te kunnen rekenen, in de zin van artikel 6 lid 1 sub f van de AVG. Dat is anders als de dienstverlening plaatsvindt op grond van een overeenkomst met een kandidaat of instructeur die een natuurlijke personen betreft. In dat laatste geval verwerkt Flash-Gorgone de persoonsgegevens van die natuurlijke persoon voor de uitvoering van een overeenkomst, in de zin van artikel 6 lid 1 sub b van de AVG.

3.Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren certificaten en de gegevens om de betreffende kandidaat te identificeren zolang het certificaat geldig is. Overige gegevens die betrekking hebben op een kandidaat worden niet langer bewaard dan twee jaar na beëindiging van de dienstverlening. Contract- en factuurgegevens worden bewaard tot zeven jaar na het jaar waar de gegevens betrekking op hebben.

4.Met wie wij de informatie delen

De persoonsgegevens zijn inzichtelijk voor de werknemers van Flash-Gorgone voor zover zij dat nodig hebben voor werkzaamheden in het kader van de Flash-Gorgone dienstverlening. Deze werknemers zijn contractueel gebonden aan geheimhouding. Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden als dit noodzakelijk is

voor de dienstverlening. Zo gebruikt Flash-Gorgone instructeurs / IT dienstverleners, waarmee zij overeenkomsten is aangegaan die waarborgen dat zij op een zorgvuldige wijze met uw persoonsgegevens omgaan. Deze in Nederland gevestigde IT dienstverleners ondersteunen bij het aanbieden van een online onderwijsomgeving en het voeren van de financiële administratie. Uw gegevens worden niet worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, zodat, op grond van de AVG, een zelfde bescherming van uw persoonsgegevens wordt geboden. Wij delen de persoonsgegevens van kandidaten voor wat betreft examens met Duikorganisaties ten behoeve van het centraal diploma register.

5.Hoe we uw informatie beveiligen

Om uw persoonsgegevens te beschermen hebben wij, gezien de aard van de verwerking en de aard van de persoonsgegevens, passende technische en organisatorische maatregelen genomen. Voor zover wij derden – zoals genoemd in paragraaf 4 – gegevens voor ons laten verwerken, zijn zij ook gehouden om deze maatregelen te nemen.

6.Wat uw rechten zijn

U heeft bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens die hierna worden beschreven. Voor alle duidelijkheid niet alle rechten hoeven voor u van toepassing te zijn en wij zullen uw verzoek te allen tijde beoordelen zoals de wet dit voorschrijft. Als u hier meer over wil weten of gebruik van een recht wil maken dan kunt u contact met ons opnemen zoals te vinden in paragraaf 7.

• Recht van inzage: u heeft het recht te weten welke informatie wij van u verwerken en waarom.
• Recht op verbetering: indien u denkt dat de informatie die wij van u verwerken onjuist is, zoals bijvoorbeeld een spelfout in uw naam of een verkeerde geboortedatum, dan kunt u ons vragen dat te corrigeren.
• Recht op gegevensverwijdering: onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen.
• Recht om gegevensverwerking te beperken: in bepaalde situaties heeft u het recht om de gegevensverwerking te bepreken. Dit betekent dat wij de gegevens nog wel bewaren maar geen andere verwerking meer uitvoeren.

Dit zou bijvoorbeeld kunnen als u meent dat de gegevens onjuist zijn. De gegevensverwerking wordt dan beperkt tot wij de juistheid van de gegevens hebben beoordeeld.

• Recht op dataportabiliteit: onder bepaalde voorwaarden kunt u ons vragen de informatie die wij van u verwerken in elektronische vorm ter beschikking te stellen.
• Recht op bezwaar: u kunt in verband met uw specifieke situatie bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Recht op het indienen van een klacht: indien u meent dat wij uw persoonsgegevens niet op een rechtmatige wijze verwerken dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens.
• Hoe u contact met ons kunt opnemen

U kunt contact met ons opnemen door te schrijven naar Duikvereniging Flash-Gorgone, P/a Postiljonstraat 40,

(1825EM) Alkmaar dan wel een email te sturen naar: flash-gorgone@kevmic-diving.nl